Optimisation du reporting de direction

Contexte

Un groupe privé régional opérant dans trois secteurs (logistique, distribution et services) nous a sollicités pour structurer son reporting de direction. Avec 5 entités opérationnelles et plus de 200 employés, la direction générale recevait chaque mois une dizaine de fichiers Excel non standardisés provenant de différents départements.

Le comité de direction consacrait plus de temps à réconcilier les chiffres qu'à prendre des décisions. Les mêmes indicateurs portaient des noms différents selon les entités, et personne ne pouvait répondre rapidement à la question : « Comment va le groupe ce mois-ci ? »

Le défi

Pas de définitions communes — Le « chiffre d'affaires » était calculé différemment selon les entités
Reporting fragmenté — 10+ fichiers Excel, aucune vue consolidée
5 jours de production — L'équipe finance passait une semaine par mois à compiler les rapports
Aucune routine de revue — Les rapports étaient envoyés par email mais rarement discutés en comité
Données de qualité variable — Certaines entités avaient des systèmes ERP, d'autres travaillaient sur des fichiers manuels

Notre approche

Phase 1 — Diagnostic (2 semaines)

Entretiens avec le DG, le DAF et les 5 directeurs d'entité pour comprendre les décisions clés, les sources de données disponibles et les points de douleur. Cartographie des flux de données existants.

Phase 2 — Dictionnaire KPI (2 semaines)

Co-construction avec le comité de direction d'un dictionnaire de 15 KPI standardisés couvrant finance, opérations et RH. Chaque KPI documenté avec sa formule, sa source, sa fréquence et ses seuils.

Phase 3 — Modèle de données & ETL (3 semaines)

Structuration d'un modèle de données consolidé dans Power Query. Connexion aux sources existantes (ERP pour 3 entités, fichiers Excel standardisés pour 2 entités). Automatisation de l'importation et de la transformation.

Phase 4 — Dashboard Power BI (3 semaines)

Construction d'un dashboard exécutif en 4 pages : vue groupe consolidée, détail par entité, analyse financière et suivi RH. Mesures DAX pour les KPI calculés. Tests et ajustements avec le DAF.

Phase 5 — Déploiement & formation (2 semaines)

Formation du DAF et de 2 analystes à la maintenance du dashboard. Documentation complète. Mise en place d'une routine de revue mensuelle avec agenda et modèle de compte-rendu.

Résultats

80% Réduction du temps de production des rapports

15 KPI standardisés et validés par le CODIR

1 jour Délai de disponibilité du reporting (vs 5 jours avant)

100% Taux d'adoption après 3 mois

Au-delà des chiffres, le changement le plus significatif a été culturel. Le comité de direction est passé de réunions de « réconciliation de chiffres » à de vraies discussions stratégiques. Le DG a déclaré que c'était la première fois qu'il pouvait voir la performance du groupe en un coup d'œil.

Livrables

📊Dashboard Power BI exécutif (4 pages)

📋Dictionnaire de 15 KPI documentés

⚙️Pipeline de données automatisé (Power Query)

📐Templates Excel standardisés pour saisie

📖Guide utilisateur et documentation technique

🎓Formation de 2 jours pour l'équipe finance

Technologies utilisées

Power BI Desktop + Service — Dashboard interactif et partage
Power Query — ETL et transformation des données
DAX — Mesures calculées et KPI avancés
Excel — Templates de saisie pour les entités sans ERP

Leçon apprise

Le succès d'un projet de reporting ne dépend pas de l'outil technique, mais de l'investissement dans la standardisation des définitions et la mise en place de routines de revue. Sans ces deux piliers, même le meilleur dashboard reste un outil décoratif.

Context

A regional private group operating across three sectors (logistics, distribution, and services) engaged us to structure their executive reporting. With 5 operational entities and over 200 employees, senior management received about ten non-standardized Excel files from various departments each month.

The executive committee spent more time reconciling figures than making decisions. The same indicators had different names across entities, and nobody could quickly answer: "How is the group performing this month?"

The Challenge

No common definitions — "Revenue" was calculated differently across entities
Fragmented reporting — 10+ Excel files, no consolidated view
5 days to produce — Finance spent a full week each month compiling reports
No review routine — Reports were emailed but rarely discussed in committee
Variable data quality — Some entities had ERP systems, others worked from manual files

Our Approach

Phase 1 — Diagnostic (2 weeks)

Interviews with the CEO, CFO, and 5 entity directors to understand key decisions, available data sources, and pain points. Mapping of existing data flows.

Phase 2 — KPI Dictionary (2 weeks)

Co-creation with the executive committee of a dictionary of 15 standardized KPIs covering finance, operations, and HR. Each KPI documented with formula, source, frequency, and thresholds.

Phase 3 — Data Model & ETL (3 weeks)

Structuring a consolidated data model in Power Query. Connection to existing sources (ERP for 3 entities, standardized Excel files for 2 entities). Automated import and transformation.

Phase 4 — Power BI Dashboard (3 weeks)

Building a 4-page executive dashboard: consolidated group view, entity detail, financial analysis, and HR tracking. DAX measures for calculated KPIs. Testing and refinement with CFO.

Phase 5 — Deployment & Training (2 weeks)

Training CFO and 2 analysts on dashboard maintenance. Complete documentation. Implementation of monthly review routine with agenda and minutes template.

Results

80% Reduction in report production time

15 Standardized KPIs validated by executive committee

1 day Reporting availability (vs. 5 days before)

100% Adoption rate after 3 months

Beyond the numbers, the most significant change was cultural. The executive committee shifted from "figure reconciliation" meetings to real strategic discussions. The CEO stated it was the first time he could see group performance at a glance.

Deliverables

📊Executive Power BI dashboard (4 pages)

📋Dictionary of 15 documented KPIs

⚙️Automated data pipeline (Power Query)

📐Standardized Excel input templates

📖User guide and technical documentation

🎓2-day training for finance team

Technologies Used

Power BI Desktop + Service — Interactive dashboard and sharing
Power Query — ETL and data transformation
DAX — Calculated measures and advanced KPIs
Excel — Input templates for entities without ERP

Lesson learned

The success of a reporting project doesn't depend on the technical tool, but on the investment in standardizing definitions and establishing review routines. Without these two pillars, even the best dashboard remains a decorative tool.